¿Qué necesito saber para deducir el IVA?

By 24 noviembre, 2016 agosto 16th, 2017 Consultoría, Finanzas Fiscal, Olivoworld

Pensando en los pequeños gastos que incurrimos en nuestros desplazamientos

La deducción de IVA en los gastos de viaje supone un considerable ahorro y una forma efectiva de aumentar la liquidez en la empresa.

Para ello debemos fijarnos en el documento fiscal por excelencia, la factura. Los datos fundamentales que deben de figurar en este documento son los siguientes:

  • Número y serie.
  • Lugar y fecha de emisión.
  • Nombre y apellidos o razón social del emisor vendedor, con su NIF.
  • Nombre y apellidos o razón social del receptor comprador, con su NIF.
  • Descripción detallada de la operación, materiales o servicios y su cantidad.
  • Precios unitarios y su importe total, separando embalajes, transportes e intereses.
  • El tipo tributario, la base imponible y cuota (por cada tipo de IVA aplicado).
  • En operaciones exentas referencia de la disposición legal.
  • En operaciones internacionales el Icoterm.

Actualmente existen dos tipos básicos de facturas, las completas y las simplificadas, estas últimas sustituyen a los tradicionales tickets. Una categoría especial serían aquellas denominadas rectificativas, que sirven para subsanar alguna circunstancia de las anteriores.

Nos vamos a para un poco con las nuevas facturas simplificadas, es decir, las que sustituyen a los tickets. En este documento, como mínimo, tiene que figurar: los datos del expedidor, los bienes entregados y la contraprestación total. Es la única forma de justificar la deducibilidad de un gasto a efectos fiscales. Cualquier otro documento que no reúna estas características no se considera factura. Sin embargo, y esto es lo más importante en nuestro caso, si la factura simplificada incluye el IVA desglosado y los datos identificativos del receptor,  salvando ciertas limitaciones, podrá usarse igualmente para la deducción del IVA.

En nuestro caso la mayoría de los gastos documentados con facturas simplificadas estarían en los siguientes grupos:

  • Expedidos en establecimientos de hostelería, como justificante de comidas y alojamiento fuera del centro de trabajo.
  • Suministro de gasoil o gasolina para vehículos utilizados en la empresa, estacionamientos, parkings, peajes de autovía, etc.
  • Adquisiciones y compras pequeñas: material de oficina, limpieza, ferretería, etc.

Además, tenemos que tener en cuenta las reglas más comunes para que un gasto de esta naturaleza sea deducible:

  • En los gastos de desplazamiento es necesario justificar el motivo del viaje. Es aconsejable conservar la información para cada gasto de donde se ha ido y con qué finalidad.
  • En el caso de las dietas es similar, debe existir información de donde se ha producido el gasto y por qué motivo. Los gastos de dietas podrán deducirse si se producen en un destino diferente del habitual de trabajo y si no superan cierta cuantía no computan en IRPF. Las comidas “de lujo” se consideran deliberalidades y quedan fuera de lo deducible.
  • La ropa de trabajo puede deducirse si se trata de ropa serigrafiada, como en el caso de uniformes o ropa con finalidades publicitarias.
  • En el caso de los vehículos se pueden deducir sus gastos pero debe quedar clara su dedicación a la actividad económica de la empresa.
  • En el caso de elementos de regalo publicitarios, será deducible si se trata de material efectivamente con fines publicitarios, por ejemplo incorporando serigrafiados el logo o teléfono de la empresa.

Resumiendo, es necesario documentar y justificar siempre las operaciones de la empresa con factura (completa o simplificada). Solamente con esto, se podrá deducir el gasto en el Impuesto de Sociedades y ahorrar en torno al 25%, dependiendo del tipo de gravamen al que nuestra empresa esté sujeta en función del régimen jurídico, tamaño y tramo de beneficios.

Por otra parte, se debe comprobar que las facturas contengan el IVA desglosado y la identificación de nuestra empresa, independientemente de si se trata de facturas completas o simplificadas. Sumando estas condiciones se podrá deducir el IVA, que generalmente supone entre el 10 y el 21% (raras veces estará sujeto al tipo superreducido del 4%). Este último paso suele pasar desapercibido especialmente en facturas simplificadas (los antiguos tickets), debido a que los establecimientos que prestan estos servicios carecen de medios para realizar la gestión administrativa obligatoria y adecuada. A esto se suma la relajación legal y fiscal que hace perder de vista que la suma de estas partidas al cabo del año es muy importante en la mayoría de las empresas. El IVA deducido no es gasto, mejora nuestro beneficio y supone un menor pago en las liquidaciones de IVA y una mayor liquidez.

La factura es un elemento indispensable para soportase el IVA pero no así para el IS en el que lo más importante es la naturaleza del gasto y que este sea necesario para la actividad. Por ejemplo, una comida de trabajo de un socio no es deducible del IS -por mucha factura que tengas- salvo que sea necesaria para cerrar un contrato (lo que es dificil de demostrar) así que ojo con ese tipo de temas en gastos de viaje!!

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