¿Qué es una factura electrónica?

By 20 octubre, 2016 agosto 16th, 2017 Consultoría, Finanzas Fiscal, Olivoworld

Una factura electrónica es, ante todo, una factura!

A partir del nuevo reglamento de facturación  RD 1619/2012 que entró en vigor en enero del 2013, se aclararon y ampliaron algunos términos. Aunque siempre tengamos en cuenta que la realidad y los avances tecnológicos suelen ir por delante del legislador. En este nuevo reglamento se amplia el concepto de “factura electrónica”, haciéndose independiente de la tecnología utilizada para su emisión.

De esta forma se define legalmente como aquella factura que se ajusta a lo establecido en el Reglamento de Facturación para cualquier factura en papel, es decir, que contenga todos los campos obligatorios y que haya sido expedida y recibida en formato electrónico. Lo más habitual es su envío entre ordenadores a través de un correo electrónico o mediante su descarga desde un portal web. Entre grandes empresas y la propia Administración se utilizan sistemas más complejos.

Se consideran formatos electrónicos válidos cualquiera de los siguientes: XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT, es decir los más habituales en la actualidad y utilizados por casi cualquier software y dispositivo.

Igualmente desde la publicación de este decreto ya no es obligatoria la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido sobre el documento, aunque si se recomienda su uso para garantizar la autenticidad e integridad de los datos que contiene.

Por otra parte este reglamento también aclara que los diferentes documentos empleados (como justificantes contables), tanto en papel como en formato electrónico, se deberán conservar por cualquier medio que permitan garantizar al obligado la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada, pudiendo cuplirse esta obligación mediante la utilización de medios electrónicos.

Y lo que es más importante para nosotros, el archivado digital puede realizarse en cualquier lugar (en la propia empresa o en una plataforma externa); a condición de garantizar ante cualquier solicitud de la Administración el acceso a estas facturas o justificantes en cualquier momento.

A pesar de lo anterior siempre se nos podría solicitar ante una inspección una prueba de garantía de autenticidad del documento mediante la declaración del proveedor y la justificación de su pago. También existe la posibilidad de la  digitalización certificada de documentos, pero esta no resuelve el problema de la autenticidad y está orientada, más bien, a la eliminación de los grandes archivos en papel de grandes empresas.

 

suscipit ut neque. leo facilisis commodo dolor. et, dolor felis