Productividad Personal

By 25 junio, 2015 Movilidad, Olivoworld

Ser más productivos, eliminar ineficacias, mejorar el trabajo en equipo, intercambiar información, fomentar la innovación, respaldar datos sensibles; lo queremos con el mínimo coste. La informática en la nube nos facilita múltiples herramientas para la mejora de todos estos procesos. Pero lo primero, ante la maraña de aplicaciones disponibles, debemos tener claro nuestros objetivos y seleccionar solo aquellas verdaderamente útiles. Eso si, sin olvidarnos que el futuro es móvil.

Pero empecemos por lo más próximo, nuestro entorno personal. Exagerando, podemos decir que todos somos muy diferentes, que por regla general ineficaces, con problemas de comunicación y no sabemos compartir tareas o proyectos. Nos gusta hablar de productividad, pero no fijamos objetivos, no asignamos recursos y no marcamos tareas; y resulta que productividad es lograr metas, mediante acciones, con el empleo eficiente de las herramientas disponibles.

Ahora lo más difícil, dar ejemplo. Como nos cuenta Stefhen R. Covey en los 7 hábitos de la gente altamente efectiva nos movemos entre dos círculos, el de preocupación – lo que nos preocupa y el de influencia – lo que podemos hacer. El de influencia normalmente será más pequeño y se encuentra en el interior del de preocupación, la parte que no ocupamos será nuestro nivel de estrés. Y cual será nuestra actitud fundamental, supongo que reducir estrés; para ello o bien aumentamos nuestro círculo de influencia, somos proactivos, o disminuimos nuestro círculo de preocupaciones, somos reactivos, es decir, pasamos.

Pero nosotros nos vamos a proponer unos objetivos a lograr. Un objetivo ha de ser específico, medible, realista, suponer un pequeño desafío y tener un plazo. Lo ideal es no marcar muchos, no hacer todo a la vez, no dispersarse y mantener vivos al menos tres personales y tres profesionales. Hay una pequeña y curiosa webapp, Beeminder, que nos propone un juego para practicar estos conceptos, está en inglés. Por otra parte, si os interesa el tema de la productividad personal, podeis visitar los blogs de Jeroen Sanger y Berto Pena, con muchas más recomendaciones y experiencias.

Pasamos a los recursos, nuestras herramientas. Necesitamos apuntar cosas, comunicarnos, fijar citas-recordatorios y listar tareas. Pero como estamos empezando, no queremos nada complicado. La libreta de notas, el 80% seguimos usando papel y lápiz, algo como muji o moleskine. Aquí van nuestras ideas, contactos, tareas, sueños, problemas y cosas que pasan. Para los más tecnológicos podéis probar Evernote o Quip. Este es nuestro primer buzón de entrada, el segundo será seguramente el correo electrónico, con su agenda de contactos. Pero cuidado con esta herramienta, tenemos que actuar sobre ella continuamente para: borrar – lo mejor, contestar – solo si me lleva menos de dos minutos, delegar – es mi favorito, pasar a tarea o cita – lo que implica planificar y si no queda más remedio archivarlo en espera. En este caso yo usaría gmail o mejor google apps, pero valdría cualquier otro. Hemos dicho planificar, aquí entra nuestro calendario, nuestras actividades con día y hora. Reuniones, visitas, comidas, invitaciones, citas, eventos, recordatorios, tareas fijas y compromisos. Casi nada, aquí lo mismo, o bien usamos papel o continuamos con google.

Y dejamos para el final las tareas, acciones para el cómo lo hacemos. Con las herramientas anteriores hemos capturado todo lo que nos ha llamado la atención, pero ahora nos toca definir las acciones o pasos concretos para obtener un resultado. Hemos de organizar la información y mantener un sistema actualizado de revisión y compromiso; no confundir con deseos. Gestionamos nuestro tiempo, el contexto, las energías necesarias y marcamos prioridades. Creo que ya dije delegar, pues para empezar es bueno establecer listas de control, detalle de pasos a seguir para cumplir una tarea. Pero como para todo hay un método, os señalo los dos más conocidos GTD y Kanban, para mí lo ideal es una mezcla de los dos, ya que GTD se centra demasiado en la fase de recopilación-organización y Kanban es más práctico para establecer prioridades y realizar seguimientos. Herramientas, pues para GTD yo usaría Nozbe y para Kanban Trello, pero hay muchas más; ah! me olvidaba, para los del papel tenemos el curioso Dave Seah.