Algunos conceptos sobre Gastos de Viaje

By 21 abril, 2016 Consultoría, Movilidad, Olivoworld

Aprovechando que estamos probando nuestra aplicación de gestión de hojas de gastos con nuestros clientes, vamos a repasar algunos conceptos básicos, sobre los que siempre dudamos, para el correcto control y gestión de este tipo de gastos.Tenemos distintos conceptosrelacionados con nuestros viajes y desplazamientos:

  • Los gastos de viaje son todas aquellas cantidades derivadas del traslado de un empleado a un lugar distinto del centro habitual por exigencia del trabajo. Son muy variados pero siempre han de estar debidamente justificados.

  • Los gastos de representación son aquellos importes que se incurren para promocionar, consolidar y mejorar determinadas estructuras del negocio, principalmente clientes. Las famosas invitaciones comerciales.

  • Las dietas son los gastos de manutención y/o estancia que genera el desplazamiento de un trabajador fuera de su centro habitual de trabajo y del que constituya su residencia para trabajar en un municipio distinto. Suelen ser importes fijos establecidos de antemano.

  • Los gastos de locomoción son aquellos gastos que se generan cuando el trabajador se tiene que desplazar de su centro de trabajo para realizar sus funciones en otro lugar ya sea dentro o fuera del municipio. Aquí solemos incluir los llamados kilometrajes.

Todas estas clasificaciones, definiciones y normas de aplicación se recogen en las llamadas políticas de viaje. Entre otras cosas, aquí fijamos límites por categorías, importes de dietas y kilometrajes, normas de justificación, documentos a adjuntar, medios de pago, políticas de anticipos y reembolsos, etc.Un tema muy importante es la justificación del gasto, tanto a efectos de deducibilidad contable como de iva soportado. No es suficiente con adjuntar un ticket o recibo, sino que precisamos indicar el motivo del viaje/desplazamiento/gasto; los clientes visitados, personas que han atendido a la reunión, comida, etc.Estamos hablando seguramente de una partida muy importante en nuestra cuenta de explotación, con muchas horas de trabajo asociadas a la confección de hojas de gastos por nuestros empleados, a la supervisión – autorización para evitar errores y fraudes, a la administración de anticipos y reembolsos y a su contabilización; con la necesidad de minimizar el riesgo fiscal por falta de justificación y documentación soporte. Sin olvidarnos que es una fuente de iva deducible si hacemos bien las cosas.Por todo ello un sistema de control de gastos de viaje es imprescindible con independencia de nuestro tamaño de empresa.